Los encuentros con el equipo de trabajo son una herramienta usual en las organizaciones para generar acuerdos y definir avances, pero es usual que estas reuniones se extiendan más de lo necesario y en verdad no se llegue a definir objetivos claros de trabajo. Resulta palpable el fastidio de los convocados a esas reuniones y la frustración de quien las dirigen.
En verdad, esto es porque se mal utiliza esta herramienta lo cual da la sensación a sus participantes de que son en realidad una pérdida de tiempo.
Si la sensación es de pérdida de tiempo, algo no se está haciendo bien.
Si sentís que las reuniones en las que participas o lideras resultan pesadas y no llegan a nada, es importante que profundices en los diferentes modos de encararlas para hacer de estos encuentros verdaderos motores de trabajo.
¿Cómo potenciar tu gestión con esta herramienta?
En una empresa, las reuniones de trabajo bien instrumentadas aportan organización y son en sí mismas una oportunidad. Contribuyen positivamente al trabajo de muchas maneras. Pueden planificarse como un espacio motivador del trabajo en equipo en donde resulta posible nutrirse de otros puntos de vista, como puntos de encuentro para planificar el avance de un trabajo en donde resulta posible, a su vez, conocer a pares y colaboradores, hacer seguimientos…. Las funciones son múltiples en función a los objetivos determinados para las mismas.
Las reuniones laborales aportan una oportunidad de encuentro para acordar, conocerse, comunicarse y trabajar en equipo. Para que las mismas no se desvirtúen en sus propósitos resulta fundamental que quien las coordine y modere, tenga bien en claro cuáles son los objetivos que cada encuentro persigue y cuáles son los resultados deseados para cada espacio generado.
Son los objetivos bien claros y definidos los lineamientos guía de este espacio de conversación y son los que colaboraran a ordenar el contenido de los temas tratados haciendo de estos espacios de intercambio un encuentro de gran productividad en el trabajo.
La reunión laboral es una verdadera herramienta de comunicación que bien utilizada se convertirá en un aliado clave para un líder ya que contribuye a fomentar la implicación de todos los colaboradores en las metas por las propuestas. Deberán ser pensadas como un encuentro entre varias personas, con diferentes perspectivas y lecturas de la realidad, predispuestas a colaborar en el logro de las metas propuestas en un clima laboral de intercambio y colaboración.
¿Qué tipo de reuniones debe haber en la agenda de un líder de equipo?
Las reuniones pueden ser por agenda (fijas) o espontaneas según necesidad, pueden ser grupales o individuales. Entre las ventajas de contar con una agenda de reuniones se encuentra el propiciar la participación, la colaboración y la integración entre los miembros de un equipo de trabajo.
Se propicia la participación cuando los colaboradores sienten que son tenidos en cuenta en el proceso de toma de decisiones, lo cual fomentará su motivación. Cuando participan activamente en la planificación y organización de sus trabajos, los colaboradores se apropiarán de las tareas a encarar lo cual aportará mayor productividad a sus funciones.
La reunión brinda la oportunidad al líder de un equipo de transmitir la misión y visión de un área, de un proyecto puntual o de toda la empresa y que los miembros de la misma puedan exponer sus ideas desde un aporte activo. Esto impactará positivamente en la motivación y el sentido de pertenencia, favoreciendo la eficacia del proceso.
Si la reunión se lleva a cabo de forma óptima, puede resultar un valioso medio de gestión, de lo contrario, es el origen de considerables pérdidas de tiempo con el coste que implica, además de que puede llegar a ser un potencial foco de conflictos.
Pero ¿Qué hay que tener en cuenta para generar reuniones exitosas?
Algunos elementos claves que no pueden faltar son: la definición de objetivos claros, la escucha activa, apertura de criterio, y respeto, un contexto tranquilo en ambiente de colaboración. Una retroalimentación positiva dará oportunidad a los participantes de la reunión de transmitir lo que piensan generando mayor confianza.
Contar con un coordinador o modulador de la reunión es importante para que no se desvíen las temáticas a tratar, sino que lo conversado y trabajado por el equipo de personas que forman parte del encuentro, esté vinculado a los objetivos estipulados para el encuentro.
Sería ideal que las reuniones, ya sean las programadas por agenda como las generadas espontáneamente, sean preparadas con anticipación. Los participantes de las mismas deben ser bien definidos, y estos encuentros deben tener una duración no mayor a un tiempo limitado de tiempo predefinido con anterioridad. ¡Las reuniones eternas ya no van más!
Definir un tiempo permitirá acotar el tratamiento de los temas y evitará dispersiones sobre los objetivos estipulados en la planificación.
Contar con minutas de cada encuentro es fundamental para generar registros de lo trabajado en cada encuentro, quiénes participaron, cuáles fueron las decisiones que se tomaron y las acciones a generar para alcanzar las metas propuestas.
Estos registros podrán ser revisados en encuentros de reunión posteriores a los fines de la realización de un seguimiento, también tienen como función informar al resto de las áreas o a los ausentes de lo conversado y trabajado en cada reunión.
¿Cómo definir los objetivos de una reunión programada?
Para definir objetivos claros para una reunión que asegure sea provechosa para todos los participantes es necesario que quien la coordine o module, se pregunte qué circunstancias hacen relevante al encuentro y cuáles son los resultados que se esperarán obtener del encuentro
La comunicación es una ventana a las oportunidades
¡Ahora sí! Ya sabemos que bien planificadas e instrumentadas las reuniones laborales son una herramienta irremplazable de gestión en el trabajo con equipos ya que brinda innumerables oportunidades. Es momento de hacer lugar al trabajo sobre el trabajo y generar estos espacios de comunicación, intercambio, acuerdo y transformación, hacia equipos de trabajo de alto rendimiento, motivados y alineados hacia metas conjuntas.
(*) Lic Florencia Mignacco. Psicologa. Especializada en psicología laboral y organizacional. Consultora externa en RRHH. MP53205
